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1. 電子文書の基本的な考え方・問題点
1）文書管理の基本原則は 紙 ⇔ 電子 で変わらない
2）その案件（文書）に関して、責任や権限を持つ人が内容を確認・承認（自筆のサイン等）したかが問題
3）その承認行為が正しい、するべき人、するべき機能、組織によって行なわれたということの確認ができるようなシステム上のルールが必要
4）その文書を参照する人に、今見ている文書が適切に承認されたものであるかどうかを簡単に識別可能なルール作り
●紙の文書での承認のサインに相当するものを電子情報でも可能に
●あるルールに基づいたプロセスを経て表示された情報のみが正しいとする
5）同種、類似、変更・修正・改訂の情報の混在
「どれが正式版の情報であるかを、どこで確定するか」定義づけが必要
＝どのような手段で入手する情報が正式な情報であるか
＝入手する情報の入手の仕方の決定
6）電子情報に関して、新規発行・改訂の通知と周知の方法の確立
7）ハードコピーの問題点
●それがコピーなのか、配付なのかあいまい
●紙の洪水の恐れ
●旧版の文書が残るなど、ハードコピーをとった後は野放し状態
8）ダウンロードの問題点
●複製により、手元に旧情報が残る
●ダウンロード ⇒ ハードコピー ・・・ 電子情報化の意味は？
●どのレベル（組織・個人）で許すのか明確化必要
●ダウンロードファイル ⇒ 次にダウンロードした時に消去？保管？誰がそれを監視？
9）ハードコピー、ダウンロードに関して、製品や業務に即した明確なルール体系を作る必要
10）同一情報の電子文書－紙文書 両方での併用
両方を同格に扱うよりも、一方を主にし一方を従にするべき
11）文書 ⇔ 記録
●文書
仕事をする上での決まり（ルール）や手順（フロー）を記述した書類
●記録
（文書に従って）仕事をした結果を記入した書類
記入する前の帳票様式は文書扱い
記入されたものは記録扱い
12）電子はネットワークを利用して文書をサーバコンピュータなど1ヶ所にまとめて共有利用が前提
13）作成・確認・承認
●作成・確認・承認：依頼事項のみメールで通知、文書は移動させない
●承認処理：承認者自身のパスワード管理
14）公開するまでは利用者から閲覧できない仕組み
15）配付 → 実際には文書を配らない（送付しない） → 「新しい文書が発行されました」（案内通知）
同じ文書をネットワークを使い全員で共有しているので、配付受領する必要性なし
16）印刷した紙文書の位置付け
●紙に出力したものは全て参考扱い
●期限を決めてその間に限り有効
17）外部文書：入手先、保管場所を帰したものを（電子）文書に
18）原本と電子文書
●原本：一定の事項を表示するため確定的なものとして作成された文書
●電子文書の原本性を確保する：電子文書について、紙文書と比較した場合の保存、管理上の問題点が解決された状態にあるようにしておく
19）電子文書の原本性保証に対する脅威
●電子化するのは、マニュアル他、上位文書だけ対象
●管理文書は、電子文書と副本1部
「本文書はサーバ上でのみ有効、プリントしたものは承認用の副本以外、全て管理対象外」
●LAN上で、特定のフォルダに電子文書を入れ、そのフォルダは担当者以外更新不可
●セキュリティ問題は深刻に考えない ⇒ 最新版のバックアップ（FD、MO）
●Eメール等で作成した文書
審査・承認者本人が発信した場合 ⇒ 審査・承認済み文書
代理発信者が発信 ⇒ 紙と同じ運用手順による・・・印刷したものは審査・承認済み
●電子媒体のコピーには正式の審査・承認の記録はいらないが、審査・承認日、審査・承認名必要
●①セキュリティ、②バックアップ ③アクセサビリティ ④アベイラビリティ ⑤ウィルス
20）主・従関係
●主：責任者によって審査・承認されたもの
●従：主のコピー
紙 ⇔ 電子 ・・・ 文書ごとでもやむを得ない
21）ISO14001における文書管理要求事項
●文書の所在（何を、どこに、どれだけ）
●定期的なレビュー、必要に応じて改訂、所定の責任者による妥当性の承認
●適切な全ての場所で、関連文書の最新版の利用
●廃止文書は撤去、または意図されない利用がない保証
●保管の必要があるあらゆる廃止文書の適切な識別
●読みやすさ、日付（改訂日付含む）、容易な識別、順序、指定期間内の保持、種々の文書の作成及び改訂の手順と責任
2. 電子文書の具体例
2-1. 電子文書と紙文書
2-2. 電子文書の保管フォルダの管理
2-3. 電子文書フォルダに対する、システムのために登録したユーザグループのアクセス権
2-4. 電子文書の管理機能
2-5. 文書の承認機能
電子文書の正規フォルダには、文書を承認する権限を与えられた人にしかそのフォルダへの「変更」のアクセス権を与えないようにする。
このことにより、電子文書が該当する正規フォルダへ登録されることをもってその電子文書は責任者または担当部長によって承認されたものとみなす。
2-6. 文書台帳
2-7. 改訂履歴
2-8. 文書発行（新規・変更）の通知機能
●電子メールで全関係者に文書の概要または変更内容を通知し、確認の返信を受ける
●電子掲示板を利用する
以上をもって、文書を配付したことにする。
2-9. 文書の閲覧
必要な文書の検索は文書台帳から・・・
文書台帳を表示させて、必要な電子文書へのハイパーリンクをクリックして、該当電子文書を閲覧
2-10. 文書台帳よりの閲覧
全関係者の閲覧手順
1) 文書台帳を開く
2) 閲覧したい文書の文書名のハイパーリンクをクリックして、目的のシステム文書を閲覧
3) 旧版の電子文書については、最新版の電子文書の改訂履歴の保管場所をクリックして閲覧
2-11. 下位の文書の閲覧
マニュアルより、引用されている下位の文書を閲覧するとき、
1) 文書台帳から直接、該当電子文書を閲覧
2) 「文書台帳よりの閲覧」の手順でマニュアルを閲覧し、引用文書を参照するときはハイパーリンクをクリックして該当文書を閲覧
2-12. 文書の変更（作成と同様）
1) 更新する電子文書を作成者（変更者）が該当する作業用フォルダにコピー
2) 作業用フォルダの文書を更新
3) 更新作業終了後、文書の改訂履歴に日付、作成者（変更者）、改訂内容など必要項目を記入し、電子文書の承認者の審査／承認を受ける
2-13. 文書の廃棄処理
1) 現在の電子文書を保存する必要があるか判断
［保存］⇒文書ファイルを旧版用サブフォルダにコピー、ファイル名に4桁の版番号追加
［ファイル名］⇒ファイル名Rxxxx（xxxxは版番号）
2) 旧版の電子文書には「旧版」の透かし文字を全ページへ
3) 文書の改訂履歴を「版管理機能」のとおり更新
2-14. 文書のバックアップ
文書がサーバシステムのハードディスク上に存在することを不測の事態から守るために、文書を他の記憶媒体にバックアップする必要がある。
1) 定期的なサーバシステムのハードディスクのバックアップ（ストリーマテープ）
2) 文書を更新（新規制定）したときに、フォルダごと適切な媒体（MO、CD、DVDなど）にバックアップ
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